1. Si todavía no lo ha hecho, abra la base de datos que desea archivar, seleccione Archivo - Base de datos - Propiedades y haga clic en Parámetros de archivado.

2. Haga clic en Parámetros, y agregue o edite un grupo de criterios. Se abrirá el cuadro de diálogo Parámetros de archivado.

3. Realice una de las operaciones siguientes:

• Para archivar documentos en una base de datos de archivado distinta y eliminarlos de la base de datos actual, seleccione Copiar los antiguos en mi base de datos de archivado y eliminarlos de ésta; a continuación, haga clic en BD de archivado para especificar el nombre de archivo y la ruta de la base de datos.
• Para eliminar documentos en lugar de archivarlos, seleccione Eliminarlos de esta base de datos sin archivarlos.
Cuidado Tenga cuidado con este parámetro. Una vez que se eliminan los documentos, no pueden recuperarse. Es más seguro crear una base de datos de archivado y, a continuación, configurar un archivado que use este parámetro en la base de datos de archivado. Esto le permitirá guardar documentos en el archivado tanto tiempo como desee y, al mismo tiempo, dejar que Notes se encargue de eliminarlos automáticamente por usted.

	Opción	Descripción
	Eliminar los documentos	Este parámetro elimina documentos completos sin cambiar el contenido de ningún documento.
	Reducir el tamaño de los documentos	Este parámetro racionaliza el contenido de los documentos en vez de eliminarlos. Puede: Eliminar anexos, dejar un resumen. El resumen conserva algunos campos básicos; por ejemplo, en el correo, el asunto del mensaje. Eliminar anexos, dejar un resumen y 40 kB. La mayoría de los mensajes de correo contienen menos de 40 kB de texto enriquecido; por lo tanto, esta opción reduce el menor número de documentos posible.

• basándose en su actividad, su caducidad, la carpeta o la vista en la que se encuentren en la base de datos, o
• según los que haya seleccionado manualmente el usuario. En este caso, los criterios de fecha no son necesarios y, por tanto, no son una opción. Este parámetro sólo se aplica a los documentos que han sido seleccionados en la vista actual de la base de datos.
Nota Cuando se archivan documentos seleccionados, no se aplica el parámetro avanzado de archivado No eliminar documentos que tengan respuestas.

Véase también

Archivado de mensajes de correo para liberar espacio
Selección de documentos para archivar