TEAMROOM
El formulario de documento principal se utiliza para aportar nuevos contenidos a la TeamRoom. Gracias a su diseño flexible, podrá emplearlo para múltiples propósitos, como, por ejemplo, debates electrónicos, publicación de material de referencia, asignación de acciones y planificación de reuniones. Algunos de los elementos del formulario dependerán del tipo de documento que se seleccione al crear un nuevo documento. Por ejemplo, al crear un nuevo documento y seleccionar Acción como tipo de documento, la sección Revisores pasa a ser Asignaciones y le permite asignar el documento a un miembro del equipo o a un subequipo determinado, así como especificar una fecha límite en la que la acción debería estar finalizada. De la misma manera, si se selecciona Reunión como tipo de documento, la sección Revisores pasará a ser Detalles de la reunión, permitiéndole asignar una fecha, una hora de comienzo, la duración y la ubicación de la reunión, así como seleccionar los asistentes en una lista de miembros del equipo y subequipos.
Varios de los cuadros de lista del formulario de documento principal incluyen opciones del perfil de la TeamRoom. Estas opciones están controladas por el responsable de la base de datos del equipo, pero deberían ser acordadas por el equipo.
Creación de un documento principal
1. En el menú Crear, seleccione Documento principal, o desde una vista, haga clic en el botón Nuevo documento.
2. Seleccione un tipo de documento en el menú desplegable.
3. Introduzca el asunto en el campo Asunto.
4. (Opcional) Seleccione una categoría en la lista predefinida del campo Categoría.
5. (Opcional) Si este documento está asociado a una actividad o a un acontecimiento, seleccione la opción apropiada en el campo Actividad asociada.
6. (Opcional) Si desea asociar este documento a un determinado subequipo o subequipos, o atraer su atención sobre él, seleccione los subequipos apropiados en el campo Subequipos asociados.
7. La sección situada debajo del campo Subequipos asociados cambia dependiendo del tipo de documento que se seleccione. Rellene los campos apropiados para el tipo de documento que está creando.
8. (Opcional) En la parte izquierda del formulario, puede seleccionar si desea que este documento adopte automáticamente el estado de inactivo después de un intervalo de tiempo especificado. En caso afirmativo, puede aceptar el intervalo predeterminado (especificado por el responsable de la base de datos del equipo durante la configuración) o introducir su propia fecha mediante el calendario desplegable. Si desea que este documento permanezca activo de forma indefinida, haga clic en el cuadro Mantener activos indefinidamente. (Los documentos inactivos se eliminan de la mayor parte de las vistas para lograr una mayor claridad en la presentación de la información y se pueden encontrar en la vista Documentos inactivos.)
9. (Opcional) Si el documento debe ser revisado, introduzca una fecha límite de revisión (introdúzcala manualmente o haga clic en el calendario desplegable y seleccione una). Seleccione los revisores (individuos, subequipos o una combinación de ambos) en las listas suministradas. Haga clic en Seleccionar todos los nombres si todos los miembros del equipo van a actuar de revisores. Haga clic en Enviar vínculo a las personas asignadas para enviar una notificación a los revisores asignados.
11. (Opcional) Si desea mantener este documento como privado, haga clic en Marcar como privado en la parte superior de la pantalla. Las opciones Marcar como privado y Marcar como público se utilizan para controlar qué personas, aparte de usted, pueden leer un documento. Por ejemplo, si no ha terminado de escribir un documento, puede hacer clic en Marcar como privado y ninguna otra persona podrá leerlo. Cuando lo haya acabado, podrá hacer clic en Marcar como público para que otros puedan leerlo.
12. Cuando haya finalizado, haga clic en el botón Guardar y cerrar de la barra de acciones.
El panel de vista previa
El panel de vista previa es una herramienta que proporciona acceso rápido al contenido de un documento seleccionado en una vista. Para abrir el panel, haga clic en la flecha y, a continuación, arrastre el borde del panel hacia arriba. Para cerrar el panel de vista previa, haga clic en la flecha.
Nota El panel de vista previa sólo está disponible en el cliente Notes. No está disponible en Web.
Véase también