Haga clic en el tema que desea consultar:

• Para seleccionar documentos en función de su actividad
• Para seleccionar documentos en función de las vistas o carpetas a las que pertenezcan

Si el cuadro de diálogo Archivar estos documentos no está abierto, abra la base de datos que desea archivar, seleccione Archivo - Base de datos - Propiedades y haga clic en Parámetros de archivado. Haga clic en Parámetros, agregue o edite un grupo de criterios, y haga clic en Documentos.

1. Seleccione una opción de actividad:

	Opción	Descripción
	No usados Nota Esta opción sólo está disponible si la siguiente propiedad está activada en la base de datos que está archivando. Si tiene el acceso necesario a la base de datos, abra el cuadro de propiedades de la base de datos, haga clic en la ficha Avanzadas y seleccione Conservar la propiedad "Usado en este archivo".	Los documentos que no se han abierto estarán disponibles para archivar.
	No modificados	Los documentos que no se han abierto, editado y guardado estarán disponibles para archivar.
	Marcados como caducados Nota Esta opción se aplica sólo a ciertos tipos de bases de datos, como Correo y Debates, y le permite marcar un documento como caducado o programarlo para que caduque.	Especifique un número de días. Los documentos que lleven caducados, como mínimo, el número de días especificado, estarán disponibles para el archivado. Por ejemplo, puede especificar la caducidad de un mensaje desde el menú Acciones - Herramientas de una vista de correo, o la de cualquier documento de una base de datos de debates desde el menú Acciones.
	Seleccionados por el usuario Nota Cuando se archivan documentos seleccionados, no se aplica el parámetro avanzado de archivado No eliminar documentos que tengan respuestas.	Los documentos seleccionados por el usuario en la vista actual quedan disponibles para el archivado. Si esta opción está activada, los parámetros de fecha están desactivados, así como la opción de seleccionar una vista o carpeta desde el cuadro de lista.

2. Si selecciona Marcados como caducados o No modificados, especifique un número en el campo después de (por ejemplo, 365) y el intervalo (por ejemplo, días), y haga clic en Aceptar.

3. (Opcional) Si desea usar estos parámetros de actividad sólo con documentos de determinadas vistas y carpetas, realice el siguiente procedimiento.

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Para seleccionar documentos en función de las vistas o carpetas a las que pertenezcan

Cuando Notes crea, por ejemplo, un archivado de su correo, el diseño de la base de datos de archivado contiene todas las carpetas existentes en el momento de archivar. En cualquier grupo de criterios de archivado, puede especificar las vistas y carpetas cuyos documentos desea archivar, y puede definir varios grupos de criterios que archiven documentos de diferentes vistas y carpetas.

Si cambia el nombre de una carpeta o elimina una carpeta, dicha carpeta cambiará o se eliminará en la base de datos de archivado la próxima vez que realice el archivado. Imagine que tiene una carpeta denominada Ventas 2001 de la que archiva cuatro documentos. Al año siguiente, cambia el nombre de la carpeta a Ventas 2002 y archiva de nuevo cuatro documentos. Si usa la misma base de datos de archivado, la carpeta se denominará Ventas 2002, pero contendrá los ocho documentos, incluidos los de las Ventas 2001. Si prevé archivar durante varios años, cree carpetas diferentes en la base de datos original para cada año, o bien especifique una nueva base de datos de archivado para cada año en el cuadro de diálogo Parámetros de archivado.

Si el cuadro de diálogo Archivar estos documentos no está abierto, abra la base de datos que desea archivar, seleccione Archivo - Base de datos - Propiedades y haga clic en Parámetros de archivado. Haga clic en Parámetros, agregue o edite un grupo de criterios, y haga clic en Documentos.

1. Seleccione En estas vistas o carpetas.

2. Seleccione las carpetas y las vistas en la lista y haga clic en Aceptar. Para seleccionar documentos no consecutivos, presione Ctrl.

Consejo Si crea diferentes grupos de criterios que actúan sobre diferentes carpetas y vistas, considere la posibilidad de asignar nombres descriptivos a cada uno de los grupos, de modo que pueda saber lo que hace cada uno. Por ejemplo, puede denominar "Bandeja de entrada" a un grupo, "Enviados y Borradores" a otro y, si tiene carpetas privadas con estos nombres, puede denominar "Ventas y Marketing" a otro.

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Véase también

Archivado de mensajes de correo para liberar espacio
Configuración de opciones para un grupo de criterios de archivado
Marcado de documentos como caducados o no caducados