TEAMROOM
El responsable de la base de datos del equipo, accede al Perfil de la TeamRoom seleccionando la opción la Actualizar el perfil de la TeamRoom en la sección Opciones de los responsables.
Cómo rellenar el perfil de la TeamRoom
Existen varios elementos en el perfil de la TeamRoom que se deben rellenar para configurar adecuadamente su uso. Para acceder a cada una de las secciones, seleccione un elemento en la lista situada en la parte izquierda de la pantalla.
Nota El responsable de la base de datos del equipo puede modificar el perfil de la TeamRoom en cualquier momento; para ello, deberá seleccionar Actualizar el perfil de la TeamRoom en la sección Opciones de los responsables del guía principal.
Nombre y propósito del equipo
En el campo Nombre, introduzca un nombre corto y descriptivo para el equipo que va a utilizar esta TeamRoom. En el campo Propósito, introduzca una descripción que refleje la misión y los objetivos del equipo.
Miembros del equipo
TeamRoom utiliza la información incluida en este campo para enviar boletines y avisos por correo electrónico, asignar acciones, mandar invitaciones a reuniones y revisar documentos.
Nota Debe introducir los nombres de los miembros que tengan un ID jerárquico como nombres jerárquicos en la ventana Miembros del equipo. Si no lo hace, estos miembros no podrán revisar documentos.
Nota Cuando TeamRoom envía correo (bien mediante el formulario de documento principal o bien al enviar boletines o avisos), busca primero en el perfil del miembro del equipo para obtener la dirección de correo electrónico. Si no la encuentra en el perfil de miembro del equipo, TeamRoom busca la dirección de correo en la Libreta de direcciones.
Nota Agregue primero los miembros del equipo para que sus nombres aparezcan en la lista de miembros al crear un subequipo.
Una vez definidos los subequipos de una TeamRoom, podrá ver los miembros y el propósito de un subequipo determinado haciendo clic en Detalles de los subequipos.
Éste es uno de los elementos que requiere un consenso por parte del grupo. Las categorías se utilizan para clasificar y organizar el trabajo, o los documentos, del equipo. La vista Por categorías ordena los documentos de acuerdo a las categorías aquí definidas. Es importante que todos los miembros del equipo comprendan y estén de acuerdo con la estructura de la información en la TeamRoom. Cuando uno de ellos cree un documento, éste únicamente se podrá clasificar por las categorías definidas. Generalmente, los miembros del equipo no podrán crear sus propias categorías para los documentos.
Si decide más adelante que una de las categorías no es correcta, o que ya no resulta relevante, TeamRoom incluye una utilidad que permite al responsable de la base de datos del equipo cambiar la organización de los documentos existentes con objeto de reflejar las modificaciones efectuadas en dicha categoría.
Para modificar las categorías:
1. Elimine la categoría obsoleta o incorrecta de la lista de la página de categorías del perfil de la TeamRoom.
2. Agregue el nuevo nombre de categoría a dicha lista.
3. Haga clic en Guardar y cerrar para salir del perfil de la TeamRoom.
4. Debajo de Opciones de los responsables, seleccione Asignar categorías para visualizar el cuadro de diálogo Asignar categorías.
5. Siga los tres pasos descritos en dicho cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en el botón Asignar categorías ahora.
6. Haga clic en el botón Fin para cerrar el cuadro de diálogo.
Tipos de documentos
El equipo debería ponerse de acuerdo respecto a los tipos de documentos que se van a utilizar en la TeamRoom. Junto con las categorías, los tipos de documentos ayudan a organizar y estructurar el contenido de la TeamRoom, así como a crear un conocimiento compartido de la tarea a realizar entre los miembros del equipo. De forma predeterminada, TeamRoom incluye cuatro tipos de documentos (de acción, de debate, de reunión y de referencia), pero se pueden agregar todos los que el equipo necesite. La mayor parte de las vistas de la TeamRoom contienen una columna denominada Tipo que permite a los miembros del equipo ordenar por tipos los documentos en cualquier momento.
Acontecimientos/Actividades
Las investigaciones llevadas a cabo por Lotus indican que muchos equipos trabajan de acuerdo a ciertos objetivos o acontecimientos. TeamRoom permite a los usuarios incorporar un elemento temporal en su trabajo mediante la creación de acontecimientos o actividades. De esta manera, los usuarios podrán asociar documentos a una o a varias actividades. Este formulario se utilizar para crear dichos acontecimientos o actividades en la TeamRoom.
Para crear un acontecimiento/actividad en TeamRoom, haga clic en el vínculo Agregar acontecimiento/actividad y, a continuación, realice las siguientes operaciones:
1. Introduzca el nombre del acontecimiento o actividad en el campo Acontecimiento/Actividad. Este nombre permitirá a los usuarios identificarlo en los menús desplegables.
2. Asocie la actividad o el acontecimiento a una fecha específica; para ello, utilice el calendario desplegable del campo Fecha.
3. Introduzca una breve descripción del acontecimiento o actividad en el campo Detalles.
4. Haga clic en Activo o en Inactivo para especificar el estado de este acontecimiento/actividad. Los acontecimientos/actividades inactivos no aparecerán en los menús desplegables cuando los usuarios creen nuevos documentos. El estado de los documentos de acontecimiento/actividad puede modificarse en cualquier momento; para ello, localícelos en la vista Índice de todos los documentos, edítelos y guarde las modificaciones.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
Marcar documentos como inactivos Los documentos se pueden marcar como inactivos de forma automática una vez que haya transcurrido un período de tiempo especificado. TeamRoom incluye un agente que permite cambiar automáticamente el estado de los documentos finalizados de activo a inactivo cuando haya transcurrido un período de tiempo determinado desde la fecha de creación de cada documento. Para activar este agente, haga clic en el vínculo Activar agente. El intervalo predeterminado también se puede especificar aquí. (Inicialmente, este intervalo tiene un valor de un mes.) Los usuarios podrán modificar este parámetro al crear documentos, momento en el que podrán seleccionar otro intervalo o fecha distinta, o incluso conservar el documento como privado de forma indefinida.
Boletines TeamRoom puede mantener a los miembros del equipo informados automáticamente sobre los nuevos contenidos y actividades de la TeamRoom mediante el uso de boletines. Gracias a los perfiles de boletines, los miembros del equipo podrán especificar los autores, categorías, actividades, subequipos y palabras o frases que desean seguir dentro de la TeamRoom. El agente de boletines se ejecutará de forma periódica para localizar los documentos que coincidan con los criterios especificados en los boletines y enviará automáticamente un boletín por correo electrónico, que incluirá los vínculos a los documentos encontrados, al autor de cada perfil de boletines. Para activar este agente, haga clic en el vínculo Activar boletines. Tenga en cuenta que debe activar el agente de boletines en Notes; no es posible activarlo a través de Web.
Nota Los usuarios de la TeamRoom pueden obtener instrucciones adicionales sobre los perfiles de boletines haciendo clic en el botón Instrucciones mientras están visualizando su perfil de boletines.
Avisos TeamRoom tiene la capacidad de enviar automáticamente avisos por correo electrónico a las personas con elementos cuya fecha límite se haya sobrepasado. Active este agente si desea configurar TeamRoom para que envíe avisos por correo electrónico una vez al día a las personas con elementos o revisiones cuya fecha límite se haya sobrepasado, hasta que estos documentos se cierren o se finalicen. Tenga en cuenta que debe activar este agente en Notes; no es posible activarlo a través de Web.
Información de Web Si el equipo va a utilizar la TeamRoom en Web y la configuración se está realizando en Notes, introduzca el nombre del servidor Web en este campo.
Actualización de la LCA
Una vez completados los perfiles de cada participante de la TeamRoom, el responsable de la base de datos debe actualizar la lista de control de acceso (LCA). Haga clic en Actualizar lista de acceso en Opciones de los responsables. Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar LCA, en donde el responsable de la base de datos puede asignar niveles de acceso a los miembros del equipo y de los subequipos.
Véase también