CALENDAR AND SCHEDULING
Nota Una vez que haya creado una reunión, no podrá convertirla en otro tipo de entrada de agenda (por ejemplo, una reunión en una cita), excepto en el caso de las reuniones que se guardan como borradores y de las citas que se crean directamente en la vista por días de la Agenda. Para convertir una reunión existente en otro tipo de entrada de agenda, seleccione la reunión en la vista Agenda y, a continuación, seleccione Acciones - Copiar en - Nueva entrada de agenda. Toda la información original, incluidos los invitados, se copia en un nuevo formulario donde podrá cambiar las propiedades.
Para planificar una reunión
1. Abra la Agenda.
2. Haga clic en el botón Planificar una reunión de la barra de acciones.
3. Introduzca el texto en el campo Asunto del formulario de reunión.
4. Introduzca las fechas y horas de inicio y finalización, así como las zonas horarias (opcional) para la reunión.
8. En el campo Ubicación, introduzca texto que describa la ubicación general de la reunión (por ejemplo, el nombre de la ciudad en la que tendrá lugar la reunión).
9. En el campo Salas, introduzca los nombres de las salas que desea reservar para la reunión. Para agregar salas de una Libreta de direcciones, haga clic en el icono situado al final del campo para abrir el cuadro de diálogo Salas.
10. En el campo Recursos, introduzca los nombres de los recursos que desea reservar para la reunión. Para agregar recursos de una Libreta de direcciones, haga clic en el icono situado al final del campo para abrir el cuadro de diálogo Recursos.
11. (Opcional) Seleccione Aceptar provisionalmente si desea mantener libre la hora de la entrada en su planificación de tiempo libre.
12. (Opcional) Seleccione una categoría en el campo Categorías.
13. (Opcional) Seleccione Privado si desea impedir que las personas que pueden leer su Agenda lean la entrada. Los usuarios con autorización para gestionar su Agenda podrán ver la fecha y la hora, pero no el contenido de las entradas.
14. (Opcional) Seleccione la opción Notificarme situada junto al icono de alarma de la parte derecha de la entrada de agenda y especifique las opciones en el cuadro de diálogo Opciones para la notificación de alarma si desea que se le recuerde la entrada.
15. Introduzca información detallada sobre la reunión (incluyendo texto, vínculos de documento, archivos anexos, objetos y gráficos) en el campo Descripción situado en la parte inferior del formulario de reunión.
16. Seleccione Acciones - Opciones de entrega si desea cambiar las opciones de entrega para el aviso que Notes envía a los invitados.
17. Haga clic en el botón Guardar y enviar invitaciones de la barra de acciones. Notes incluirá la invitación en la Agenda, marcará como ocupada la hora de la reunión en la planificación del tiempo libre del presidente (a menos que haya activado la opción Aceptar provisionalmente) y enviará una invitación a cada uno de los invitados.