DISEÑO DE APLICACIONES

Publicación de una acción
Las acciones de Notes le permiten integrar la creación y el almacenamiento de archivos en otros productos ofimáticos con las herramientas de Notes para compartir, almacenar, preservar y gestionar documentos. Cada vez que se publica una acción, ésta aparece en el menú Acciones de la aplicación servidora OLE. Por ejemplo, puede ser útil automatizar un proceso de revisión documental en el cual un usuario de Notes abra un documento que produce la ejecución automática de un documento de Word Pro. Cuando los usuarios terminan la revisión del documento de Word Pro, seleccionan la acción Enviar al siguiente supervisor en Word Pro, encargada de pasar el documento al siguiente supervisor. Al publicar acciones, las tareas se coordinan impecablemente entre las aplicaciones.

Desde el punto de vista del diseñador, la publicación de acciones no sólo amplía las posibilidades de lo que puede realizar con el flujo de trabajo, sino que, además, mejora su capacidad de controlar dicho flujo. Combinada con la ejecución automática, la publicación de acciones le permite enfocar o limitar el acceso de los usuarios a los comandos, controlando, de ese modo, el flujo de trabajo. Mediante la simplificación y la automatización de tareas compuestas por múltiples fases, puede mejorar la seguridad de su sistema y reducir las posibilidades de error del usuario. Las acciones pueden incorporar funciones, comandos de @Command y scripts de LotusScript. Notes también incluye varias acciones simples, como, por ejemplo, Mover a una carpeta, que le permiten incorporar acciones útiles en el diseño de su formulario sin necesidad de programar en LotusScript.

Si desea información sobre las acciones, consulte Automatización.

Al ejecutarse una acción

En la ficha Avanzadas, sección Publicación NotesFlow del cuadro de propiedades de la acción, puede especificar qué ocurrirá una vez ejecutada una acción. Seleccione Cerrar el objeto OLE y volver a Notes si desea cerrar el objeto (guardando los cambios realizados durante la sesión OLE) y volver a Notes. Seleccione El objeto OLE permanece abierto si desea que el objeto OLE permanezca activo. Esta operación resulta útil si los usuarios seleccionan más de una acción antes de volver a Notes.

Cuando trabaje con acciones, es importante que recuerde el estado de la aplicación al volver a Notes. Por ejemplo, si usa la función de ejecución automática con una acción, decida si, cuando los usuarios vuelven a Notes, la ventana de Notes estará oculta, si volverán a un documento o a una vista, y si el documento se habrá guardado o será nuevo. Procure mantener al tanto a los usuarios, bien a través de la documentación, bien a través de la ayuda de campos en los formularios.

Propiedad Situar delante la ventana del documento

En la ficha Avanzadas, sección Publicación NotesFlowdel cuadro de propiedades de la acción, seleccione la opción Situar delante la ventana del documento si desea volver a Notes sin cerrar el objeto OLE. Esta opción da a los usuarios la oportunidad de introducir datos en Notes. Cuando utilice esta opción, recuerde que no ha guardado el objeto OLE (a menos que, explícitamente, hubiese especificado la opción de guardar el objeto como parte de la acción). Probablemente deba proporcionar a los usuarios un medio de volver al objeto OLE y guardarlo.

Nota La opción Situar delante la ventana del documento sólo se aplica cuando la ventana del documento en Notes no está oculta.

Para publicar una acción

1. Abra el formulario.

2. Visualice el panel de acciones seleccionando Ver - Panel de acciones.

3. Haga doble clic en la acción que desea publicar.

4. Seleccione Diseñar - Propiedades de la acción.

5. Haga clic en la ficha Avanzadas.

6. Seleccione Publicar la acción con objeto OLE.

7. Especifique lo que ocurrirá cuando los usuarios seleccionen la acción.

8. (Opcional) Seleccione Situar delante la ventana del documento a fin de cambiar la configuración predeterminada.

9. Cierre el formulario y guárdelo.

Si desea información sobre la creación de una acción, consulte "Automatización de aplicaciones".

Nota Si observa que las acciones no aparecen publicadas después de haber seleccionado Publicar la acción con objeto OLE, asegúrese de que Notes/FX ™ 2.0 está activado. Seleccione Diseñar - Propiedades del formulario y haga clic en la ficha Información. La opción Desactivar FX no debe estar activada.

Ejemplos

Imagine que un documento de Word Pro necesita ser transferido para su aprobación. El formulario de Notes que ha creado dispone de un documento de Word Pro incrustado que se ejecutará automáticamente al intentar editar el documento de Notes, así como de una acción denominada "Enviar al siguiente supervisor". Cada vez que los usuarios abran en el modo de edición un documento de Notes que se ha creado usando el formulario, el documento de Word Pro se ejecutará automáticamente. Cuando los usuarios terminen la revisión del documento de Word Pro, seleccionarán la acción Enviar al siguiente supervisor del menú Acciones. Esta acción se encarga de pasar el documento de Notes al siguiente supervisor y de cerrar el objeto.

También puede agregar las acciones Listo para la siguiente revisión, Devolver al supervisor anterior y Archivar documento al formulario de Notes.

Véase también