Archivos: Anexos para la pizarra

La pizarra permite presentar archivos anexos durante las reuniones. Puede utilizar la ficha Archivos para anexar el archivo al planificar la reunión.El moderador también puede anexar archivos durante la reunión.

Nota Algunos servidores no admiten todos los anexos para la pizarra (incluso los tipos de archivos permitidos que se detallan posteriormente). Si tiene dificultades al anexar un archivo a la pizarra, póngase en contacto con el administrador del sistema.

Durante una reunión planificada, puede realizar cambios en un archivo de pizarra y solicitar al moderador que guarde sus modificaciones. (Sólo el moderador puede guardar un archivo de pizarra.) Los cambios se guardan en dos nuevos archivos (un archivo RTF y un archivo SWB); su archivo original no se verá afectado. El archivo original y las versiones con modificaciones podrán consultarse en la página de detalles de la reunión. (No se puede guardar un archivo de pizarra en una reunión instantánea).

Descripción detallada

Para introducir información adicional sobre la reunión, utilice el campo Descripción detallada de la reunión de la ficha Archivos. Por ejemplo, úselo para introducir un orden del día para la reunión. Después de guardar la reunión, la descripción detallada y los archivos anexos aparecerán en la página Detalles de la reunión.

Consejo Si se anexan archivos a una reunión, puede ser recomendable aplicarle a ésta una contraseña para protegerlos. Si la reunión está protegida mediante contraseña, es necesario introducirla antes de ver la página Detalles de la reunión.

Preparación de un archivo

Antes de anexar un archivo a la pizarra, es necesario prepararlo. Por ejemplo, puede crear un archivo en un procesador de textos o en un programa de presentaciones. Cuando se anexa un archivo, éste se convierte a un formato apropiado para mostrarlo en la pizarra. Consulte la información que encontrará a continuación para preparar los archivos de forma que se muestren correctamente en la pizarra.

Consejos generales para los archivos de pizarra

Cuando cree el archivo, tenga en cuenta los consejos expuestos a continuación para asegurarse de que se muestre correctamente en la pizarra.

Limite el número de páginas o diapositivas de la presentación a 100 o menos. (Es posible usar varias presentaciones de 100 diapositivas, pero cada una de ellas no debe sobrepasar las 100 diapositivas.) Para incluir un archivo con más de 100 páginas, divídalo en dos o más archivos que contengan menos de 100 y anéxelos consecutivamente a la pizarra.
Utilice un fondo sencillo para la presentación, como un color uniforme o un degradado vertical. Los fondos blancos resultan adecuados.
Antes de la reunión, inicie una corta reunión electrónica, anexe el archivo y asista a ella para verlo en la pizarra. Mediante la visualización previa de la presentación es posible asegurarse de que todo se verá como se esperaba. También puede planear la forma en que utilizará las anotaciones para resaltar los puntos importantes durante la presentación.
Si el archivo utiliza un tipo de letra que no se encuentra en el servidor, la pizarra mostrará el tipo de letra más parecido. Utilice tipos de letra comunes (como Times New Roman o Arial) en el archivo para asegurarse de que tendrá el aspecto esperado.
Utilice Captura de impresión de Sametime para los archivos creados en un programa que utilice hojas de cálculo, tal como IBM Lotus 1-2-3^®. También debería asegurarse de que el archivo se guarda con la orientación horizontal. (Si desea más información, consulte "Más ayuda sobre Captura de impresión de Sametime".)
Utilice Captura de impresión de Sametime para los archivos que contengan objetos incrustados y que se hayan creado con un procesador de textos IBM Lotus Word Pro^®.
Los títulos de las presentaciones a veces aparecen en una única línea de texto en el programa de presentaciones, mientras que en la pizarra se muestran en dos líneas. Para evitarlo, utilice títulos cortos, asegúrese de que el cuadro de texto utilizado para crear el texto sea mayor que el texto en sí y seleccione un tipo de letra común.
Si utiliza IBM Lotus Freelance Graphics^® para crear la presentación, consulte "Consejos para las presentaciones de Lotus Freelance Graphics".

Consejos para los gráficos en los archivos de pizarra

Tenga en cuenta los siguientes consejos para asegurarse de que los gráficos de la presentación en la pizarra se muestren de forma correcta.

Use sólo gráficos de alta resolución de 8 bits de tipo .JPG o .GIF con un máximo de 256 en las presentaciones. El proceso de conversión de la pizarra limita los gráficos a 256 colores y sustituye los colores por los más parecidos cuando los gráficos sobrepasan este límite. Si utiliza una plantilla de presentación previamente preparada, asegúrese de que todos los gráficos que incluya sean de tipo .JPG o .GIF.
Cuando utilice un gráfico con un alto nivel de detalle, como una captura de pantalla de un programa, guárdelo como .JPG o .GIF aproximadamente al doble de su tamaño normal. (Si utiliza el tamaño normal, el gráfico aparecerá muy disperso.) Por ejemplo, si utiliza un programa de gráficos para obtener la captura de pantalla, guárdela a una escala 1:2 ó 1:3 en lugar de 1:1. El gráfico se puede reducir a su tamaño normal después de colocarlo en la presentación.
No elimine ni copie un gráfico en un programa para colocarlo en otro. Por ejemplo, si crea un gráfico en un archivo de Lotus Word Pro y luego lo pega en una presentación de Lotus Freelance Graphics, el gráfico no podrá convertirse para mostrarlo en la pizarra. (Los gráficos pegados pueden aparecer en la pizarra como cuadros grises o como cuadros con líneas de colores.)
No utilice vínculos a gráficos en la presentación; incluya los propios gráficos en su lugar.
No utilice animaciones en los gráficos ni en las presentaciones. No es posible mostrar animaciones en la pizarra.
No utilice gráficos de mapas de bits (.BMP) en las presentaciones. Los mapas de bits no siempre aparecen correctamente en la pizarra.

Nota Existe un nuevo parámetro para los servicios de reuniones que puede ser activado por el administrador que fuerza el uso de color de 8 bits en las imágenes mostradas en la herramienta de pantalla compartida. Esta función puede mejorar el rendimiento de la pantalla compartida y disminuir el uso del ancho de banda de la red. Si desea más información, consulte el manual IBM Lotus Instant Messaging and Web Conferencing Administrator's Guide.

Conversión de archivos

Antes de poder mostrar un archivo en la pizarra, se debe convertir a un formato apropiado. Sametime convierte de forma automática muchos tipos de archivos para mostrarlos en la pizarra. Si Sametime no puede convertir un archivo automáticamente, utilice la herramienta Captura de impresión de Sametime para convertirlo en archivo de Sametime .FST (del inglés File for Sametime, archivo para Sametime) y poder mostrarlo así en la pizarra.

Nota Algunos servidores sólo permiten usar el formato de archivos de Sametime. Para convertir un archivo al formato de Sametime, utilice la herramienta Captura de impresión de Sametime. Si desea más información sobre si necesita usar la Captura de impresión de Sametime, póngase en contacto con el administrador del sistema.

Sametime convierte de forma automática muchos tipos de archivos, entre los que se encuentran los siguientes.

Mapas de bits (BMP)
CCITT Group 3 Fax (TIF)
Formato de intercambio de gráficos CompuServe (GIF)
Metaarchivo gráfico para equipos (CGM)
HTML (HTM, HTML)
IBM Lotus Ami Pro^® (SAM)
IBM Lotus PIC (PIC)
JPEG (JPEG, JPG)
Lotus 1-2-3 (WK3, WK4, 123)
Lotus Freelance Graphics (PRE, PRZ)
Lotus Word Pro (LWP)
Microsoft Excel (XL*)
Microsoft Word (DOC)
Paintbrush/DCX (PCX de varias páginas) (PCX)
PICT y PICT Graphics (PCT)
Gráficos portátiles de red (PNG)
PowerPoint^® (PPT)
Texto de formularios revisables (RFT)
Formato de texto enriquecido (RTF)
Archivo de Captura de impresión de Sametime (FST)
Archivo de pizarra de Sametime (SWB)
Formato de archivo de imagen intercalada (TIFF, TIF, EPS)
Archivo de texto (ASCII) (TXT, BAT, INI)
Metaarchivo gráfico de Windows (WMF)
WordPerfect (WPD)
Gráficos de WordPerfect (WPG)

Una vez anexados los archivos, haga clic en Guardar si ha terminado de planificar la reunión. En caso contrario, diríjase a la ficha adecuada para introducir información adicional sobre la reunión.

Véase también:

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