Visualización y asistencia a una reunión planificada (con búsqueda)

Puede utilizar el Centro de reuniones para ver y asistir a reuniones. Por ejemplo, puede asistir a una reunión actualmente en curso, editar los detalles de una reunión futura o visualizar una reunión grabada.

Si el administrador del sistema ha instalado el servidor de reuniones Enterprise, podrá utilizar el Centro de reuniones para buscar reuniones antes de asistir a ellas. El servidor de reuniones Enterprise es una función independiente; no forma parte de Sametime 6.5.1. Utilice los procedimientos descritos a continuación para ver, buscar y asistir a reuniones en dicho servidor.

Nota Si no está seguro de estar utilizando el servidor de reuniones Enterprise, consulte al administrador del sistema.

Visualización de reuniones

Utilice las siguientes funciones para mostrar la lista de reuniones del Centro de reuniones:

• Agenda: Permite ver una lista de todas las reuniones por día, semana o mes.
• Buscar: Permite buscar fácilmente una reunión. Por ejemplo, si quiere asistir a una reunión y conoce su nombre, introdúzcalo en el campo de búsquedas para asistir a ella.
• Vínculos: Utilice los vínculos En curso y Grabadas situados debajo de la agenda para mostrar la lista de reuniones en curso o grabadas.

Consejo Para desplazarse por la lista de reuniones, haga clic en la flecha "anterior" situada sobre la lista de reuniones o en la flecha "siguiente" situada debajo de la lista.

Las categorías siguientes aparecen sobre la lista de reuniones:

• Fecha/Hora: La fecha y la hora de la reunión. Haga clic en el título de la columna para organizar las reuniones por orden cronológico directo o inverso.
• Nombre de la reunión: El nombre de la reunión. Haga clic en el título de la columna para organizar las reuniones por su nombre en orden alfabético directo o inverso.
• Moderador: El nombre del moderador de la reunión. Haga clic en el título de la columna para organizar las reuniones según el nombre del moderador en orden alfabético directo o inverso.
• Estado: Indica el estado de la reunión: en curso, grabada o no listada. Haga clic en el título de la columna para organizar las reuniones según su estado.

Nota Las reuniones no listadas solo aparecerán si es usted el creador o moderador de la reunión, o si ha introducido el nombre exacto de la reunión en el campo de búsquedas.

• Detalles: Un icono que permite acceder a los detalles de la reunión.

Nota Podrá ver resaltadas en negrita las reuniones que haya creado o de las que sea moderador (incluidas las no listadas). Usted será la única persona que podrá ver estas reuniones.

Uso de la agenda

Para ver las reuniones usando la agenda:

• Haga clic en una fecha para ver las reuniones correspondientes a la fecha.
• Haga clic en el icono del selector de semana situado a la izquierda de la semana para ver las reuniones de dicha semana.
• Haga clic en el icono del selector de mes situado en la parte superior de la agenda para ver las reuniones de dicho mes. Utilice las flechas situadas en la parte superior de la agenda para desplazarse un mes hacia adelante o hacia atrás.

Consejo Para buscar las reuniones de un día, semana o mes específico, seleccione una opción en la agenda y, a continuación, seleccione la opción Fechas seleccionadas en el cuadro desplegable de búsquedas.

Uso de las búsquedas

Para buscar una reunión:

1. Introduzca una o varias palabras en el campo de búsquedas situado en la parte superior del Centro de reuniones. Puede introducir el nombre de una reunión o el de un moderador. Sametime buscará el nombre de la reunión o del moderador que contenga todas las palabras introducidas.

Los resultados de la búsqueda incluirán:

• Todas las reuniones en lista cuyos nombres de reunión contengan todas las palabras introducidas en el campo de búsquedas. Por ejemplo, si introduce las palabras "ventas Abril", los resultados de la búsqueda incluirían las reuniones denominadas "Reunión sobre las ventas de Abril" y "Previsiones de ventas para Abril". No incluirían, sin embargo, las reuniones cuyo moderador fuese Esteban Abril.
• Todas las reuniones en lista cuyos nombres de moderador contengan todas las palabras introducidas en el campo de búsquedas. Por ejemplo, si introduce la palabra "Abril", los resultados de la búsqueda incluirían las reuniones moderadas por Esteban Abril y por Mercedes Abril. En este caso, también podría ver las reuniones que incluyan la palabra Abril en el nombre de reunión, como, por ejemplo, "Reunión sobre las ventas de Abril".
• Todas las reuniones no listadas cuyos nombres de reunión coincidan exactamente con las palabras introducidas en el campo de búsquedas. Por ejemplo, si desea asistir a una reunión no listada denominada "Reunión sobre las ventas de Abril", deberá introducir "Reunión sobre las ventas de Abril" en el campo de búsquedas. La reunión no aparecerá en los resultados de la búsqueda si no introduce exactamente el nombre correcto. No es posible buscar reuniones no listadas por el nombre del moderador, salvo que este nombre forme parte del nombre de la reunión.
2. Seleccione una categoría para la reunión en el cuadro desplegable:
• Reuniones en curso: Seleccione esta opción si está buscando una reunión para asistir a ella.
• Reuniones grabadas: Seleccione esta opción si necesita ver una reunión grabada.
• Todas las reuniones: Seleccione esta opción si no sabe exactamente cuando se ha producido la reunión o si la reunión no está actualmente en curso.
• Fechas seleccionadas: Seleccione esta opción para buscar las reuniones de un día, semana o mes específico. Deberá indicar las fechas específicas para la búsqueda en la agenda.
3. Haga clic en Buscar. Los resultados de la búsqueda aparecerán en el Centro de reuniones. Si busca reuniones en curso, en la lista aparecerá en primer lugar la reunión iniciada más recientemente. En caso contrario, la primera de la lista será la reunión más antigua.
4. (Opcional) Para iniciar una nueva búsqueda, haga clic en Eliminar los resultados de la búsqueda. Se borrará la lista de las reuniones que ha aparecido en el paso 3. También puede borrar los resultados de la búsqueda haciendo clic en En curso o en Grabadas, en el lado izquierdo del Centro de reuniones.

Consejo Para cambiar la categoría de una búsqueda, repita los pasos 2 y 3. No es necesario repetir el paso 1.

Uso de los vínculos

Los siguientes vínculos aparecen debajo de la agenda en el Centro de reuniones:

• Nueva reunión: Haga clic en él para ir a la página Nueva reunión e introducir las opciones para la reunión.
• Reunión de prueba: Haga clic en él para asistir a una reunión de prueba. Las reuniones de prueba permiten confirmar si el navegador está configurado correctamente para Sametime y si se posible conectarse con el servidor de Sametime. También es posible probar las herramientas de Sametime, como, por ejemplo, la pantalla compartida y la pizarra, en la reunión de prueba.
• En curso: Haga clic en él para ver todas las reuniones que estén en curso.
• Grabadas: Haga clic en él para ver todas las reuniones grabadas.

Asistencia a una reunión

1. Si es necesario, inicie una sesión en Sametime. Si es usted el moderador o va a tener la oportunidad de serlo en el transcurso de la reunión, antes de asistir a ella debe iniciar una sesión en Sametime.
2. Realice una de las operaciones siguientes:
• Busque la reunión introduciendo el nombre de la reunión o el nombre del moderador en el campo de búsquedas. Seleccione Reuniones en curso en el cuadro desplegable y haga clic en Buscar.
• Haga clic en En curso en el lado izquierdo del Centro de reuniones para ver todas las reuniones en curso.

Nota Si va a asistir a una reunión no listada, deberá buscar el nombre de la reunión. No podrá asistir a una reunión no listada seleccionando En curso salvo que sea el creador o moderador de la reunión no listada.

3. Haga clic en el nombre de la reunión. Si la reunión se ha planificado para que empiece en una fecha y hora posteriores, o si ya ha finalizado, introduzca la contraseña si es necesario. Aparecerán los detalles de la reunión.

Nota Si va a asistir a su primera reunión de Sametime, deberá descargar la Sala de reuniones antes de poder hacerlo.

4. Si se le pregunta cómo quiere aparecer en la lista de participantes, introduzca un nombre. Puede introducir sólo un nombre o también los apellidos. No tiene por qué introducir el nombre de usuario de Sametime. Haga clic en Aceptar.

Nota La introducción de un nombre no hace iniciar una sesión en Sametime de forma automática.

5. Si es necesario, introduzca la contraseña de la reunión. Haga clic en Aceptar. Aparecerá la Sala de reuniones.

Asistencia a una reunión no listada

Para asistir a una reunión no listada:

1. Si va a asistir a su primera reunión de Sametime, deberá descargar la Sala de reuniones antes de poder hacerlo.
2. Pida al moderador que le facilite el nombre de la reunión.
3. Si es necesario, inicie una sesión en Sametime. Si es usted el moderador, o la persona que ha creado la reunión, antes de asistir a ella debe iniciar una sesión en Sametime.
4. Introduzca el nombre exacto de la reunión en el campo de búsquedas. Haga clic en Buscar.
5. Aparecerá una lista de reuniones. Puede que observe más de una reunión no listada con el mismo nombre. (Por ejemplo, las reuniones periódicas generan varias reuniones con el mismo nombre.) Si aparecen varias reuniones no listadas en curso con el nombre que ha introducido, utilice la fecha, la hora y el nombre del moderador para determinar la reunión a la que desea asistir.
6. Haga clic en el nombre de la reunión. Si la reunión se ha planificado para que empiece en una fecha y hora posteriores, o si ya ha finalizado, introduzca la contraseña si es necesario. Aparecerán los detalles de la reunión.
7. Si se le pregunta cómo quiere aparecer en la lista de participantes, introduzca un nombre. Puede introducir sólo un nombre o también los apellidos. No tiene por qué introducir el nombre de usuario de Sametime. Haga clic en Aceptar.

Nota La introducción de un nombre no hace iniciar una sesión en Sametime de forma automática.

8. Si es necesario, introduzca la contraseña de la reunión. Haga clic en Aceptar. Aparecerá la Sala de reuniones.