Fundamentos: Procedimiento

Antes de crear una reunión planificada, asegúrese de haber iniciado una sesión en Sametime. Si el administrador del sistema requiere que se inicie una sesión en Sametime al planificar reuniones, el cuadro de diálogo de inicio de sesión aparecerá automáticamente. Si el cuadro de diálogo o la página de inicio de sesión no aparece automáticamente, haga clic en el vínculo Iniciar sesión en Sametime situado en el ángulo superior derecho del Centro de reuniones. Cuando aparezca, introduzca su nombre de usuario y la contraseña, y haga clic en Aceptar.

Elección del tipo de reunión

Los tipos de reuniones de Sametime ofrecen diferentes niveles de interacción. La siguiente tabla le ayudará a elegir el tipo de reunión adecuado en cada ocasión. (También resulta útil conocer las herramientas y permisos disponibles a la hora de elegir el tipo de reunión.)

Tipo de reunión	Cuándo elegirlo	Herramientas incluidas
Colaboración	Para pequeñas reuniones de entre dos y cinco participantes. Para reuniones muy interactivas con varios presentadores y comunicación frecuente.	Todas las herramientas, salvo el audio, el vídeo y el teléfono, están incluidas de forma predeterminada. Se pueden eliminar herramientas en la ficha Herramientas de la página Nueva reunión.
Presentación o demostración moderada	Para presentaciones, reuniones estructuradas o seminarios de grandes dimensiones con 10 o más participantes. Para reuniones con una interacción media y con pocos presentadores.	Todas las herramientas, salvo el audio, el vídeo y el teléfono, están incluidas de forma predeterminada. Se pueden eliminar herramientas en la ficha Herramientas de la página Nueva reunión.
Presentación o demostración de difusión	Para presentaciones o demostraciones de grandes dimensiones en las que la mayoría de los participantes sólo tienen que mirar y escuchar. Nota El administrador determina si es posible planificar una reunión de difusión.	Para los presentadores, todas las herramientas, salvo el audio, el vídeo y el teléfono, están incluidas de forma predeterminada. La mayoría de los participantes de la reunión sólo miran y escuchan; no pueden interactuar con los demás. (Si desea más información, consulte "Participación en una reunión de difusión".) Se pueden eliminar herramientas en la ficha Herramientas de la página Nueva reunión.

Consejo Una vez iniciada, no se puede cambiar el tipo de reunión. Sin embargo, el moderador puede utilizar los permisos para cambiar el nivel de interacción en una presentación o demostración moderada o en una reunión de colaboración para pasar de hecho de un tipo a otro de reunión.

Denominación de la reunión

Introduzca un nombre para la reunión. Se puede usar cualquier carácter para el nombre, incluidos letras, números, espacios y símbolos. Intente elegir un nombre que el resto de los participantes pueda reconocer. (Cuando los participantes asistan a una reunión no incluida en la lista, deberán introducir el nombre de la reunión exactamente como aparece en la ficha Fundamentos.)

Elección del moderador

El moderador se encarga de dirigir la reunión y de controlar la participación. Puede conceder y revocar el permiso para:

Dibujar en la pizarra
Compartir una pantalla
Controlar una pantalla compartida
Transmitir información mediante los dispositivos de audio y vídeo del equipo
Iniciar reuniones instantáneas desde la lista de participantes

Inicialmente, el moderador es la persona que crea la reunión. Se puede elegir otro moderador para la reunión de forma que otra persona la dirija y controle sus permisos. Por ejemplo, si va a planificar una reunión para otra persona, puede ser conveniente elegir a dicha persona como moderador.

Participantes esperados

Si su versión de Sametime incluye el campo Participantes esperados en la ficha Fundamentos, introduzca el número de participantes que espera que vayan a asistir a la reunión. Cuando guarde la reunión, Sametime comprobará si existe espacio suficiente en el servidor para la reunión:

Si existe espacio suficiente, se guardará la reunión y aparecerá la página de detalles de la reunión.
Si no existe espacio suficiente, la reunión no podrá programarse para la hora elegida. Regrese a la ficha Fundamentos y seleccione una nueva hora para la reunión o seleccione un número menor de participantes.

Consejo Si algunos de los participantes en la reunión se encuentran en la misma ubicación, sugiérales que se reúnan en la misma sala. De este modo, al planificar la reunión, podrá contabilizar a este grupo de personas como a un único participante.

Planificación de una reunión

Realice una de las operaciones siguientes:

Seleccione Iniciar ahora para comenzar la reunión inmediatamente. Diríjase al paso 4.
Seleccione Planificar para elegir una fecha y una hora futuras para la reunión. Continúe en el paso 2.

Si ha elegido Planificar en el paso anterior, use los controles siguientes para seleccionar una fecha para que comience la reunión.

Flechas dobles: Permiten cambiar el mes de la reunión.
Flechas simples: Permiten cambiar el día de la reunión.

Consejo Se puede elegir cualquier fecha presente o futura para la reunión. También se puede introducir la fecha directamente en el campo Fecha.

Si ha elegido Planificar en el primer paso, seleccione una hora para que comience la reunión. Podrán aparecer los controles siguientes:

Flechas dobles: Permiten cambiar la hora de la reunión en intervalos de una hora.
Flechas simples: Permiten cambiar la hora de la reunión en intervalos de 15 minutos.
Un icono de agenda : Seleccione el mes y el día de la reunión. La fecha seleccionada aparecerá en el campo Fecha de la página Nueva reunión.

Consejo Se puede elegir cualquier hora presente o futura para la reunión. También se puede introducir la hora de la reunión directamente en el campo Hora.

Elija una duración para la reunión. Podrán aparecer los controles siguientes:

Un campo de duración con flechas dobles y simples en cada lado. Use las flechas dobles para cambiar la duración de la reunión en intervalos de una hora. Use las flechas simples para cambiar la duración de la reunión en intervalos de 15 minutos. También puede indicar la duración de la reunión directamente en el campo Duración.
Campos distintos para las horas y los minutos. Use las flechas que aparecen junto al campo "horas" para cambiar la duración de la reunión en intervalos de una hora. Use las flechas que aparecen junto al campo "minutos" para cambiar la duración de la reunión en intervalos de quince minutos. También puede indicar la duración de la reunión directamente en dichos campos.

Consejo También puede indicar la duración de la reunión directamente en el campo Duración. Si utiliza a. m. y p. m., puede escribir 3p para saltar a 3 p. m. Si utiliza el formato horario de 24 horas, puede especificar la hora sin los ceros. Por ejemplo, para especificar las 15:00, escriba 15.

Reuniones periódicas

Es posible repetir la reunión que se está planificando. Por ejemplo, se puede repetir la reunión cada jueves a las 10:00 a. m. durante dos meses. Cuando se crea una reunión periódica, el moderador de la primera reunión lo seguirá siendo en las siguientes.

Grabación de la reunión

Si lo desea, puede grabar la reunión seleccionando la opción Grabar esta reunión para que otros puedan reproducirla posteriormente. Puede ser interesante grabar una reunión cuando un gran número de personas no pueden asistir a ella pero podrían beneficiarse si la vieran posteriormente.

Elección de presentadores en una presentación o demostración de difusión

Si la reunión en cuestión es una presentación o demostración de difusión, se pueden seleccionar presentadores para ella. Los presentadores de la reunión pueden usar todas las herramientas, así como interactuar durante su transcurso.

Cuando haya terminado de planificar la reunión, haga clic en Guardar. En caso contrario, diríjase a la ficha adecuada para introducir información adicional sobre la reunión.

Cuidado Si no existe espacio suficiente en el servidor, la reunión no quedará planificada tras hacer clic en Guardar. Regrese a la ficha Fundamentos y seleccione una nueva hora para la reunión.

Nota Si el administrador del sistema ha configurado Sametime de forma que todas las reuniones necesiten contraseña, es probable que tenga que introducir la contraseña de la reunión para poder guardarla. Si desea más información sobre las contraseñas de reuniones, consulte "Seguridad: Protección de la reunión".

Véase también:

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