Preparación para llevar a cabo una reunión planificada
Los preparativos para este tipo de reuniones son los mismos que para las reuniones normales. Tenga en cuenta los siguientes consejos a la hora de preparar una reunión.
- Antes de asistir a su primera reunión, realice una reunión de prueba para asegurarse de que Sametime funciona correctamente.
- Familiarícese con el objeto, el contenido y los participantes de la reunión. Estos factores ayudan a elegir el tipo de reunión a la hora de planificarla.
- Póngase en contacto con las personas que asistirán antes de planificar la reunión y compruebe la forma en que accederán a Sametime. Utilice la información contenida en "Ubicaciones: Cómo asegurarse de que todos puedan asistir" para asegurarse de que todas las personas puedan acceder a la reunión.
- Si está pensando en anexar un archivo para presentarlo en la pizarra, siga los consejos incluidos en "Preparación de un archivo" para asegurarse de que éste se muestre de forma correcta. Igualmente, consulte la lista de tipos de archivos para determinar si Sametime puede convertir automáticamente un archivo con el fin de mostrarlo en la pizarra. Si el tipo de archivo en cuestión no se encuentra en la lista, utilice la herramienta Captura de impresión de Sametime para convertirlo en archivo de Sametime .FST (del inglés File for Sametime, archivo para Sametime) y poder mostrarlo así en la pizarra.
- Si no está familiarizado con las herramientas disponibles en las reuniones, utilice la información contenida en "Herramientas: Cómo llevar a cabo el trabajo" y en "Presentación de información en una reunión" para obtener información que le ayudará a tomar decisiones cuando planifique una reunión.
- Decida el tipo de audio que se usará en la reunión. Sametime permite usar audio y vídeo o asociar una llamada telefónica a larga distancia con la reunión.
- Si la reunión incluye información confidencial, consulte "Seguridad: Protección de la reunión" para obtener ideas sobre cómo conservar la privacidad del contenido de la reunión.
- Si piensa usar la pantalla compartida en la reunión, necesitará saber cómo proteger la información confidencial en su equipo. Consulte "Cómo garantizar la seguridad" antes de compartir la pantalla.